Ladrones del Tiempo
Los ladrones del tiempo son aspectos que nos restan tiempo y hacen que no utilicemos de la mejor manera y en general. Algunos “ladrones de tiempo” son:
EL TELÉFONO:
CUANDO SOMOS NOSOTROS QUIENES NECESITAMOS EFECTUAR UN CONTACTO:
Valorar si es el medio más adecuado. El teléfono no es el único medio que tenemos de comunicación, tal vez sea una información que podamos transmitir a través de un mail porque no necesitamos una respuesta inmediata, o puede tratarse de una información que requiera un contacto personal.
Cuando decidimos utilizar el teléfono debemos:
- Hacer una lista de las llamadas que debemos realizar y agruparlas, ello nos permitirá preparación previa y evitar constantes interrupciones cuando estamos trabajando.
- Reducir en lo posible el número de llamadas.
- Conocer el horario más idóneo para poder contactar fácilmente.
- Al realizar la llamada es importante tener a mano los documentos y datos que sean necesarios para la comunicación que vamos a establecer.
- Centrar a nuestro interlocutor en quiénes somos y cuál es el objetivo de nuestra llamada.
- Nunca perder de vista el objetivo que pretendemos con nuestra llamada.
- Procurar ser breves y resumir.
- Hablar con fluidez, dinamismo y claridad.
- Centrar la atención en el tema central.
- Anotar las cuestiones importantes durante la llamada o nada más colgar.
CUANDO SON LOS OTROS LOS QUE NOS LLAMAN:
- Es importante establecer un sistema de filtro, de modo que sólo nos lleguen las llamadas útiles, esto puede hacerse a través de una secretaria, un teléfono que nos permita ver el número que nos llama o activando el contestador y reservar un tiempo del día para escuchar estos mensajes y devolver las llamadas que sean de interés.
- Anotar quién nos ha llamado, la fecha y hora de la llamada, el número de teléfono, el motivo de la llamada y la hora más adecuada para contactar con él o ella.
ENTORNO DESORDENADO
No tener organizado nuestro despacho y en concreto, nuestra mesa de trabajo, no tener el material de trabajo sobre la mesa o tener la mesa completamente desorganizada, papeles amontonados, post-it por todas partes, etc. Buscar una documentación que necesitamos en un momento determinado entre un montón de papeles nos resta tiempo y lo más importante, hace que perdamos el nivel de concentración.
Sin embargo, existen dos principios básicos de organización del despacho:
- Mantener la mesa despejada.
- Reducir el papeleo.
Algunas recomendaciones útiles:
- Comprender que el volumen de papeleo no es en sí el problema. El problema es la falta de voluntad para organizar mejor el despacho.
- Cuando uno ha comprendido e interiorizado el punto anterior, revisar todos los papeles que se tienen sobre la mesa. Si dejamos los realmente importantes, tiraremos la mayor parte. Coger los papeles realmente importantes, que son los que no hemos tirado y meterlos en bandejas claramente rotuladas con los títulos de los papeles que contienen. Es importante usar una bandeja para cada proyecto y organizar cada bandeja creando un sistema propio. Una opción es dividir los papeles en: URGENTE, PARA HACER, ARCHIVO, EN ESPERA. Podemos utilizar otra bandeja o carpeta para el CORREO.
- No utilizar nunca la mesa para archivar trabajo. Debemos tener en la mesa solamente el trabajo del día y cuando concluimos un trabajo colocarlo en el archivador correspondiente.
REDUCIR EL PAPELEO:
Para reducir el papeleo entrante podemos clasificar los papeles según el sistema TRAA: TIRAR, REMITIR, ACTUAR, ARCHIVAR.
ARCHIVAR:
Recomendaciones para archivar con facilidad:
- Archivar sobre la marcha. No dejes que los papeles se vayan acumulando.
- Usa separadores rígidos.
- Coloca la información más reciente en la parte delantera de la carpeta.
- Sujeta los papeles con grapas y no con clips. Los clips sólo sirven para caerse y enredar unos papeles con otros.
- Si has tenido que contestar alguna carta, adjunta o grapa a la misma una copia de la respuesta.
- No recargues los archivadores, deja espacio suficiente para poder manejarlos y buscar la información con facilidad.
- Archiva la correspondencia por asuntos y no por fechas.
- Archiva por apellidos la correspondencia de particulares.
- Apunta con lapicero la fecha en la que puede eliminarse el material archivado (cuando se trate de material que puede tirarse pasado un tiempo).
- Destina un sitio a cada cosa.
TRABAJAR EN AMBIENTES INADECUADOS:
Los ambientes inadecuados favorecen la falta de concentración. Otro caso de desorganización es el referido al descuido de las condiciones ambientales de temperatura y ventilación. Todos sabemos que una habitación con demasiado calor o demasiado frío interferirá en la concentración y en las intenciones de trabajar, igual que una habitación poco ventilada.
NO TENER ORGANIZACIÓN NI PLANIFICACIÓN:
La mayor parte de las veces perdemos más tiempo decidiendo qué tema tratar que, el que después dedicamos al tema seleccionado. Por esto, es conveniente que previamente nos elaboremos un plan de trabajo. Debemos planificar, y más aún, programar todas las actividades.
PASAR DE UN TEMA A OTRO SIN ESTABLECER PRIORIDADES:
Es decir, sin tener en cuenta el tiempo que necesitamos intervenir en cada tema. Con esta forma de trabajar corremos un riesgo inevitable: dedicar más tiempo a aquellos temas que más nos gustan o que son menos complicados y olvidar un poco los temas que menos nos gustan o aquellos que nos resultan más difíciles de llevar a cabo.
HACER VARIAS COSAS A LA VEZ:
No es rentable, como parece a primera vista, realizar varias tareas a la vez. Se interrumpen unas a otras y se incrementa el riesgo de errores. Lo mejor: una a una y terminarla.
LA MULTIÁREA:
Lo mejor es hacer una sola cosa a la vez. La multiplicidad de tareas hace que uno avance más lento, y multiplica la posibilidad de cometer errores. Las interferencias y las interrupciones aminoran la capacidad de asimilar información.
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